管理費削減について

事例紹介

管理組合（区分所有者）と管理費の不思議な関係？

　多くの居住者（区分所有者）は、自分が支払っている管理費や修繕積立金が適正な額かどうか考えたことはないと思います。それどころか自分が一体いくらの管理費を支払っているかも知らない人が大半です。大きな理由の一つとして、自分の銀行口座から自動的に引き落としをされているからサラリーマンが税金を源泉徴収されている場合と同じ感覚になってしまいます。
　そして、管理業者の言いなりに管理費を支払い（引き落とされ）、使用される用途にも金額にも無関心になってしまいます。しかし区分所有者もいつまでもこのままではいません。ある事をきっかけに管理業者に対して大反撃を開始します。

そして「きっかけは～」？

　フジテレビではありません。最近は週刊誌を主体としたメディアでマンション管理に関する問題が多く取り上げられ管理費についても結構話題になってきました。
そんな時に、たまたま疑問を持っていた区分所有者が管理組合の理事や理事長になった時は俄然やる気を出して自分のマンションの管理費が妥当かどうか調査し始めます。
さあ、管理業者は大変です。あの手この手で「自社の管理費は高くありません」と言うのですがなかなか説得力がありません。

　結局最終的には「安かろう悪かろうではいい管理はできませんよ」「うちはメーカー直系の会社を起用していますから多少高くても安心です」「エレベーターや機械式駐車場の事故は人命に関わる問題になりますよ」といろいろ言って説得しようとします。挙句の果てには「うちは分譲会社直系の管理会社です。皆様のために分譲会社には強い態度で接することができますし、何よりもこのマンションのことは一番良く分かっています」等とわけの分からないことを言い出すのです。
みなさんご存知ですよね。分譲会社系の管理業者は居住者のほうを見ずに、分譲会社（親会社）のほうを見るのです。なぜなら社長をはじめとする役員はすべて分譲会社からやってくるからです。役所の天下りと似ています。

　他のきっかけとしては、やはり資金的に余裕がなくなったときに区分所有者が立ち上がります。あるマンションでは専門家に自分たちのマンションの長期修繕計画を見てもらい資金計画と照らし合わせたら２０年後には１世帯あたり百数十万円も負担しないと修繕ができなくなる実態がわかったのです。
さあ大変です。当然に居住者たちは事の重大さに気が付き資金計画を考え直します。そしてある時期での修繕積立金の値上げは必要だと気が付きますが次に考えることは「日常の支出を極力減らそう」ということでした。
しかし、専門家のアドバイスがないとこのようなことに案外と気が付かないものです。

具体的な削減事例

ここで具体的な削減事例をご紹介します。守秘義務の関係で具体的なことまではいえませんが千葉県内です。

規模　　　　　単棟型　３０～４０戸　エレベーター１基
築年数　　　　８年
管理形態　　基幹事務とその他の一部を委託（分譲会社系）
削減総額　　年間約１３８万円

削減の成り行き

　このマンションは管理会社の対応に関しては、あまり不満はありませんでした。分譲会社系ですが、管理事務は比較的しっかりしており会社が大きいので多少小回りが効かないかなという程度でした。
最初に目をつけたのが高額なエレベーターメンテナンス費です。当然メーカー系のメンテナンス会社でした。理事会から交渉の許可を頂き、「昨今の経済事情に即した価格」にて再見積を依頼しましたが最初に出てきた提示額は到底満足できるものではなく、そこである独立系のメンテナンス会社に見積を依頼しました。そうしたら予想通り私たちの期待する価格の提示があったのです。

自信を持った理事は早速理事会で内容や業者変更の是非について検討しました。

ア）現在のメンテナンス会社は超一流メーカー系、変更した場合の会社は大丈夫か？
イ）ワイヤーロープが切れてエレベーターが落下したらどうなってしまうのか？
ウ）どうしてこんなに価格が違うのか、変更しようとしている業者は手抜きをするのではないか？
エ）故障の修理を頼んだ時は独立系の会社はメーカーから専用部品を調達できるのか？
オ）今までこんなに高い金額を取っていたなんてけしからん。数年分の差額を返してもらおう。

等、さまざまな意見が出ましたが一つずつ理事の方を説得していきました。

　千葉県庁ではあれだけの数のエレベーターのメンテナンスを独立系のこの会社が実施している実績があること。エレベーターには安全装置が二重三重に施されており、ロープが切れて落下するのは映画の世界だけであること。今までエレベーター業界は独立系の会社が出てくるまではほとんど独占状態でやっていたので価格が下がらなかったこと。部品調達についてもあるメーカーが部品の納入を拒否して裁判に訴えられ敗訴したことや公取委の勧告を受けて現在ではそのようなことができなくなっていること。

　理事会は納得しました。そして業者変更を決意し現在の会社に最後通告をすることにしました。最後通告といってもただ業者を変更する手続きだけではいけません。
ご存知のとおりエレベーターには安全確保のためリモート監視や緊急時の連絡装置が付いています。電話回線でその会社の監視センターやセキュリティー会社と２４時間つながっているのです。ですからその切替が必要になるので業者変更の際は新旧の会社が立会いの下で実施することになります。
理事会の許可を得て私から現在のメンテナンス会社に対し、「契約書に基づき○月いっぱいで保守契約を解除します。よって、○月○日に電話回線の切替等を実施しますのでよろしくお願い致します。」と通告しました。

　今まで高をくくっていたメンテナンス業者はびっくりし、その日の内に理事長と私のところにやってきて「要望どおりに価格を下げるので契約解除をしないで下さい。」と言われました。

最初は「何をいまさら」と思っていた理事会も、「価格を下げてくれるのならば従来通りの会社でいいじゃないか。」と言うことになり最終的には一件落着しました。
一生懸命価格を下げて協力してくださった独立系のメンテナンス会社には事情を話してお詫びをし、お断りしましたが気持ちよく受け入れてくださいました。

　エレベーターメンテナンス費削減で自信をつけた理事会はその後も積極的に管理費用削減に取り組み、管理費用の中でウエイトが大きい機械式駐車場と消防設備のメンテナンス費を見直すことにしました。
　エレベーターの時と同じ要領で数社から見積を採取して実施しました。いずれの場合も最後通告後に「価格を下げるから契約を続けて欲しい。」といってこられましたが、今度は理事会が納得しませんでした。
見積もりばかりを採取して結局は従来の業者の価格を下げさせるだけの「当て馬」に利用されるだけと思われたら今後のマンション管理組合の評判にも影響するからです。

理事会は毅然とした態度で業者変更を実施し、居住者には変更理由とその内容を広報で伝えました。
業者を変更しても現在は何の問題もなく正常に機能しています。

その他いろいろ努力をして見ましたが、条件的に他社への変更が難しい項目や、数社から見積を採取したが現在の業者が一番安かったなどがあり、思うように削減できなかった項目もありましたが、理事会が一生懸命取り組みそのことを居住者に広報することにより従来と比較して少しずつマンション内のコミュニケーションが良くなったことは別の意味での成果でした。

この程度の規模のマンションでも、管理費削減に真剣に取り組めばかなりの成果が見込めます。規模が大きいマンションならなおさらです。

管理費削減のポイント

１．最初から「○％削減を目標！」という考え方はやめよう

現在の管理費の妥当性を検討することからスタートするのは当然ですが、やみくもに削減額を設定して進めるのは感心しません。問題にすべきは管理費の金額ではなく、サービスの内容と支払っている金額が見合っているかの判断が最初です。
そして更に価格を下げたい場合は、サービスがどこまで低下しても許容できるかの判断をすることになります。
「○○円削減するぞ」からスタートすると、価格ばかりに目が行ってサービスの内容が粗悪になったり、信用性が低い業者を起用したりして結局は居住者が迷惑し、最終的には高い買い物に付くこともあります。

２．現在の業者との契約内容をよく理解すること。

ご存知のように、ほとんどの契約書には契約を解除する時の「予告期間」が設定されています。１ヶ月のように短いものもありますが３ヶ月や時には６ヶ月というものもあります。ある業者の契約内容を見たら「契約を途中で解除する時には違約金として１年分の保守料を支払う」というものもありました。
つまりいつでもメンテナンス業者を変更することが可能なわけでないことを理解し、交渉方法や変更時期などを頭に入れたうえで実施すべきです。

３．広報で居住者（区分所有者）にまめに知らせること。

　管理費削減に関しては理事会が中心で実施することが多いと思いますが、業者の変更等に関しては広報で居住者にお知らせしていくべきです。
理事会は当然にマンション管理組合全体の利益を考えてやっているのですが、居住者の方からすると「今までの業者でかまわないのになぜ変更するの？」「逆にサービスの低下につながるのではないの？」と考える人もいるかもしれません。
また、業者との契約内容によっては「理事会決議」ではなく「総会決議」が必要な場合もありますので注意が必要です。

４．専門家を活用しよう

１．でも述べたように、管理費の削減は価格ばかりを見て決定してはいけません。
価格とその内容を判断して進めていくべきですが、理事会や管理組合にその専門家が必ずいるとは限りません。どちらかというと専門外の方がほとんどです。
更に一概に管理費削減といってもエレベーター、機械式駐車場、消防設備等のメンテナンスから始まって、清掃工事、各種設備の定期点検、共用部分の火災保険、ペイオフを含む金融商品、電気料金契約形態の見直し、そして本丸は管理会社に支払う管理委託費や管理員業務費など多岐に及びます。

これだけの項目に関して内容と金額を分析し更に業者と交渉することは大変な困難を伴います。
マンション管理士の宣伝をするわけではありませんが、私はこのようなときには専門家としてのマンション管理士を活用することをお勧めします。
管理組合や理事会の立場に立ちながらも冷静な第三者の立場で適正な条件を見出してくれると確信いたします。

小規模マンションの管理費削減事例をご参照ください。

そしてこちらはもう少し規模が大きい１００世帯規模のマンションの管理費削減事例です。

実績・事例・インタビューは…

「重松マンション管理士事務所ホームページ」の中の「実績・事例・インタビュー」をご覧下さい。

管理費削減（管理コスト削減）業務については…

「重松マンション管理士事務所ホームページ」の中の「管理費削減（管理コスト削減）」をご覧下さい。